Pour discuter des sujets relatifs au fonctionnement de l’association, celle-ci doit organiser une assemblée générale où tous les adhérents sont conviés. Selon le caractère des sujets à traiter, on distingue alors deux types d’assemblée. Tout d’abord, il y a l’assemblée générale ordinaire qui est obligatoire et qui a lieu tous les ans à une date définie à l’avance dans les statuts associatifs. Ensuite, il y a l’assemblée générale extraordinaire qui est organisée afin de discuter des sujets urgents et importants. Ci-suit tout ce qu’il faut savoir sur cette dernière.
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Assemblée générale extraordinaire d’association : de quoi s’agit-il ?
L’assemblée générale extraordinaire (AGE), comme son nom l’indique, est un rassemblement différent de l’assemblée générale ordinaire (AGO). La différence entre les deux se situe principalement au niveau de la temporalité. En effet, si la date de tenue de l’AGO est mentionnée dans les statuts de l’association ou bien au niveau du règlement intérieur, celle de l’AGE ne l’est pas. En d’autres termes, l’AGE peut avoir lieu à n’importe quel moment de l’année et autant de fois qu’il le faut, tant qu’il est nécessaire de discuter des questions urgentes liées à la gestion de l’association.
Association : pourquoi déclencher une assemblée générale extraordinaire ?
La mise en place d’une assemblée générale extraordinaire d’une association est requise quand il faut aborder des sujets importants qui concernent la loi 1901. Ci-dessous quelques exemples de ces questions qualifiées de cruciales :
- Une modification des statuts associatifs ;
- Toute question relative à la finance de l’association comme la contraction d’un prêt ou encore l’acquisition d’un bien immobilier ;
- Tout projet de transformation au niveau de l’association comme un changement de dénomination ou d’objet social, un changement de l’équipe administrative ou encore une mise à jour des modalités d’admission ;
- Une fusion avec une autre structure ;
- La dissolution de l’association.
Il convient d’ajouter qu’il s’agit là d’une liste non-exhaustive. Il est possible de convoquer une assemblée générale extraordinaire pour d’autres motifs si ceux-ci sont urgents et ne peuvent pas attendre la tenue de l’assemblée générale annuelle.
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Comment procéder pour convoquer une AGE ?
En principe, les modalités de convocation d’une assemblée générale extraordinaire sont indiquées dans les statuts associatifs. Généralement, la convocation est à faire parvenir aux membres dans un délai de 15 jours à 1 mois avant la date de tenue de l’assemblée. Les autres documents nécessaires lors de la réunion, comme par exemple l’ordre du jour, sont également à faire parvenir avec la convocation afin que les membres puissent les étudier.
En ce qui concerne le contenu de la convocation, celle-ci doit inclure les éléments suivants :
- Nom de l’association ;
- Date, heure et lieu de l’assemblée ;
- Nom et signature de la personne à l’origine de la convocation de l’assemblée ;
- Ordre du jour.
Enfin, en ce qui concerne les modalités de distribution des convocations, il est possible de choisir parmi les 3 options suivantes :
- Voie postale : envoi recommandé avec accusé de réception ;
- Voie électronique : e-mail ;
- Voie d’affichage : affichage dans les locaux de l’association ou annonce dans le journal.
À noter que le non-respect des modalités de convocation définies dans les statuts peut entraîner l’annulation de l’assemblée générale ou de l’une des décisions qui ont été prises lors de la réunion.
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