A assembleia geral é uma condição sine qua non para o bom funcionamento de uma empresa. De facto, é uma oportunidade para constatar a boa gestão ou não da empresa. Esta gestão pode ser vista nos resultados das contas anuais da empresa. Assim, os membros poderão trocar as suas opiniões e apresentar soluções para orientar o futuro da empresa. Assim, a eleição desta assembleia não deve ser feita de ânimo leve. No entanto, a actual situação sanitária torna esta eleição difícil. Mas, felizmente, o voto à distância existe para simplificar esta etapa.
Como organizar uma votação à distância para uma assembleia geral
De acordo com os artigos L.225-107, L.225-103-1, R.225-61 do Código Comercial, a votação numa assembleia geral (AG) pode ser efectuada à distância. Mas antes desta eleição, esta assembleia deve ter na sua posse um formulário de aprovação. Este formulário é solicitado à sociedade o mais tardar 6 dias antes do acto eleitoral. Inclui um documento único sobre o formulário de voto à distância e o formulário de procuração. As informações a fornecer e os documentos anexos são regidos pelo artigo R.225-76 do Código Comercial. Assim, os accionistas de uma sociedade podem votar à distância por videoconferência ou através de sistemas de telecomunicações. Para o efeito, a sociedade deve utilizar um sítio Web exclusivamente dedicado a esta votação. Este portal deve ter características técnicas que permitam o reconhecimento dos participantes e a comunicação dos resultados da votação.
Neste sentido, uma portaria publicada a 2 de Dezembro de 2020 permite também a votação à distância de uma assembleia geral. Esta decisão é tomada devido à actual situação sanitária. E para que os eleitores possam participar, devem ligar-se através de vídeo ou áudio conferência. Estes eleitores devem ainda registar-se junto da pessoa responsável pela eleição como prova da sua participação. Além disso, esta pessoa é responsável por esta presença e por todos os aspectos técnicos do acto eleitoral.
Conceitos de uma assembleia geral
A actual situação sanitária não exclui a organização de uma eleição para a assembleia geral. Esta última é muito importante para a gestão quotidiana de uma empresa. Permite votar questões importantes como o orçamento, os estatutos da empresa e os membros do conselho de administração. É por todas estas razões que esta votação deve ter lugar. E, apesar do confinamento, deve ser efectuada nas melhores condições possíveis.
Mas antes de o fazer, é útil ter alguns conhecimentos sobre as assembleias gerais. Estas assembleias dividem-se em dois tipos muito distintos. São elas a assembleia geral ordinária e a assembleia geral extraordinária. No que diz respeito à sessão ordinária, trata-se de uma óptima oportunidade para tratar de assuntos muito importantes relativos à empresa. Trata-se de estudar a evolução de uma empresa. Para isso, é necessário elaborar um orçamento previsional para todas as actividades. Em seguida, os órgãos sociais devem ser renovados, se necessário. E, sobretudo, é preciso confirmar as contas da sua empresa e reconhecer ou não a sua boa gestão. São os gestores destas contas que são responsáveis por elas. Por outro lado, a sessão extraordinária considera principalmente a exclusão de membros, a alteração dos estatutos e do objecto social, bem como a aquisição de bens imóveis. Pode também tomar a decisão de cessar definitivamente uma das actividades da empresa, se necessário. O desafio consiste em assegurar um futuro melhor para a empresa. Daí a necessidade de estabelecer votações, mesmo que tenham de ser efectuadas à distância.
Configurar uma eleição remota da AG
A lei de 1901 estipula claramente a liberdade total de organizar assembleias gerais. Basta definir as regras de funcionamento. Estas regras garantirão a coesão total do acto eleitoral e uma considerável economia de tempo. A primeira coisa a fazer é definir a ordem de votação. Trata-se dos documentos que definem o motivo e o objecto da votação. Estes documentos são geralmente acompanhados de uma convocatória oficial que indica a data, o local e a hora da assembleia geral. Indicam também quem emitiu a convocatória e, naturalmente, a assinatura do Presidente da RGA.
A segunda coisa a fazer égarantir que o processo de votação seja suave e sem confusão. Para simplificar o processo de votação, os eleitores devem ser informados das regras básicas. Pode também explicar-lhes os passos que têm de dar para aprovar ou reprovar a sua escolha. E, finalmente, a última coisa a fazer é garantir a segurança dos votos e das suas deliberações. Para isso, a escolha do voto electrónico é fundamental. Baseia-se sobretudo na segurança e na confidencialidade do acto eleitoral. Desta forma, garante-se a protecção dos votos e dos dados dos participantes. Neste sentido, a segurança informática da votação deve ser inviolável. A ferramenta escolhida para a eleição deve também garantir a identificação dos membros através de uma palavra-passe pessoal. Tudo isto para evitar a usurpação de identidade. Em suma, o voto em AG é não só necessário, mas também possível à distância. Por conseguinte, é necessário continuar a votar, mesmo que seja à distância. A solução de votação à distância é assim a mais adequada às necessidades de uma assembleia geral.
As ferramentas correctas a utilizar
O confinamento deu origem a muitas ferramentas de videoconferência através do teletrabalho. A escolha é, portanto, muito vasta e é difícil decidir qual a ferramenta adequada para uma reunião geral. A escolha baseia-se principalmente na simplicidade e na acessibilidade. Isto significa que tanto os participantes como o organizador se sentirão confortáveis a utilizá-la. Para este efeito, pode optar por uma ferramenta directamente em linha com funcionalidades clássicas.
Para as vossas eleições, talvez possam escolher a Voxaly. Especialista em assembleias gerais à distância, pode propor-lhe uma solução que responde plenamente a todas as suas necessidades. Para tal, a Voxaly propõe a implementação de um sítio multi-suporte que permite a validação dos resultados com toda a segurança. Ou porque não o Euro vote, o Google meet ou o Slack para maior segurança e privacidade? Existe também o Quizz Yourself, que é fácil de utilizar e permite realizar inquéritos com toda a segurança. Se quiser ser ainda mais profissional, o Limesurvey pode ajudá-lo com uma contagem de votos mais técnica. O Easy Quorum é também uma ferramenta profissional para gerir a votação à distância na RGA. Pode ser utilizado por um pequeno número de votantes até várias centenas. Este tipo de votação é utilizado em assembleias gerais de empresas, colectividades ou associações. Os participantes iniciam a sessão utilizando os identificadores que lhes são atribuídos pelos membros da mesa de voto. Podem então participar no debate e votar a seguir. Só têm de seguir as regras de acordo com o respectivo estatuto. Se optar por ferramentas gratuitas, pode escolher Klaxoon, Framavox, Democracyos. Todas estas ferramentas permitem-lhe organizar sem problemas as eleições para a assembleia geral.
No entanto, para escolher a ferramenta de votação electrónica adequada para uma assembleia geral, há alguns aspectos a considerar. Trata-se do preço, das limitações, da flexibilidade e da acessibilidade. A tudo isto deve ser acrescentada a integridade total. De facto, um dos aspectos mais importantes numa eleição é a protecção do eleitor e do seu voto. Trata-se de uma obrigação que o organizador deve respeitar. No que diz respeito à acessibilidade, esta é especialmente importante para as pessoas menos familiarizadas com a tecnologia. A ferramenta escolhida não deve exigir competências especiais para se ligar a ela. Deve ser simples e de fácil acesso. Se quiser reproduzir o processo eleitoral, pode optar por uma votação em directo. De facto, se a RGA tiver membros a votar numa eleição, a ferramenta deve ser capaz de abrir e fechar os boletins de voto a pedido. O mesmo se aplica à disponibilidade imediata dos resultados.
Além disso, deve também escolher uma ferramenta de videoconferência para que cada participante possa trocar e discutir em directo. Por conseguinte, escolha ferramentas que facilitem a ligação a uma videoconferência. No entanto, tenha cuidado para que os membros tenham menos software e um navegador de Internet para gerir. Um pequeno extra se a ferramenta oferecer uma funcionalidade que permita a votação por SMS, pode manter a videoconferência. Para isso, pode capturá-la em ecrã inteiro no seu computador. Para a pessoa que utiliza um telemóvel, pode votar directamente como se fosse uma urna de voto.
Se possível, tente sempre gravar as suas conversas para evitar conflitos futuros. Pode fazê-lo através de uma captura de ecrã numa videoconferência. Isto é muito importante para tomar a decisão correcta se a votação for muito renhida.